Im Fenster "Notizen" können kontakt- und rufnummerbezogene Notizen
angezeigt und bearbeitet werden. Um die entsprechenden Notizen anzuzeigen
genügt es den jeweiligen Eintrag im Telefonbuch oder im Rufjournal
auszuwählen. Bei einem Anruf werden die zugehörigen Notizen automatisch
angezeigt. Stehen mehrere Notizen gleichzeitig zur Verfügung, so können
diese per Tab ausgewählt werden.
Für die Anzeige der Tabs gelten folgende Regeln. Der Tab "Allgemein" wird
immer an erster Position angezeigt. Danach folgen der Kontakt- und der
Rufnummern-Tab zur aktuellen Auswahl. Per Konfiguration kann zudem
festgelegt werden, welcher der beiden bevorzugt aktiviert werden soll.
Sollten zum aktuellen Kontakt weitere Rufnummern eingetragen sein und zu
diesen Rufnummern bereits Notizen existieren, so werden diese ebenfalls
angezeigt. Um bei Hintergrund-Tabs erkennen zu können, ob diese
bereits Notizen enthalten, werden leere Tabs leicht "abgeblendet"
dargestellt.
Mit der Funktion "Tab anheften" ist es möglich einen
Notiz-Tab gezielt offen zu halten, auch wenn zwischenzeitlich andere
Notizen angezeigt werden. Angeheftete Tabs werden immer rechts neben den
aktuellen Tabs angezeigt.

Rufnummer-Notizen:
Notizen zu einer Rufnummer können zum Beispiel genutzt werden, wenn Sie Gesprächsnotizen zu einem Anruf anlegen wollen, für den noch keine Kontaktdaten im Telefonbuch
vorhanden sind. Die zu einer Rufnummer/Anruf erfassten Notizen lassen sich
später (durch einfaches Ausschneiden und Einfügen) zu den Kontakt-Notizen
übernehmen.
Rufnummer-Notizen werden jeweils in einer eigenen
Textdatei im Unterordner "notes"
gespeichert. Der Dateiname wird nach der Regel "CallNotes_Rufnummer.txt"
gebildet (z.B. "CallNotes_037122334455.txt").
Achtung! Die Wähleinstellungen "Immer mit
Ortsvorwahl wählen" und "Immer mit Landesvorwahl wählen" haben Einfluss auf
die Formatierung der Rufnummer.
Eine nachträgliche Änderung dieser Optionen kann dazu führen, dass
bereits vorhandene Rufnummer-Notizen nicht mehr gefunden werden.
Diese Einstellungen finden Sie unter:
[Optionen > Telefonie > PhoneDialog > Wähleinstellungen > Wählen >
Erweiterte Einstellungen].
Kontakt-Notizen:
Notizen in Textdateien speichern: Für lokale Telefonbücher (oder
solche mit schreibgeschützter Datenquelle) werden die Notizen jeweils in
einer eigenen Textdatei im
Unterordner "folders\ORDNERNAME\notes\" gespeichert. Der Dateiname wird nach der Regel "CallNotes_Name.txt" gebildet (z.B.
"CallNotes_MaxMuster.txt"). Der "Name" wird aus dem Inhalt der festgelegten
Namens-Spalten gebildet. Damit die Notizdatei auch nach einer Änderung in
einem Namensfeld zuverlässig gefunden werden kann, wird innerhalb der Datei
zusätzlich ein Verweis auf den Datensatz-ID eingetragen.
Notizen in Datenbank speichern: Alternativ können Notizen auch
direkt in einem Memo-Feld einer verknüpften Datenbank gespeichert werden.
Dabei gelten folgende Voraussetzungen:
- Der Telefonbuchordner muss mit einer Datenbank mit Schreibzugriff
verknüpft sein (z.B. ODBC-Datenquelle, Access, öffentlicher
Exchange-Ordner, Outlook-Kontakte).
- Die Datenquelle muss für jeden Datensatz ein Memo-Feld mit
ausreichender Größe bereitstellen.
- In den Ordner-Eigenschaften muss das entsprechende Memo-Feld als
Notizfeld ausgewählt sein. Siehe [Kontextmenü des Ordners > Eigenschaften
> Eigenschaften > Notizfeld].
Themen-Notizen:
Um Notizen zu einem Thema, einem Projekt oder einer Aufgabe anzulegen,
können Sie einen "Notiz-Ordner" im Telefonbuch nutzen. In der
Grundkonfiguration ist ein solcher Ordner bereits enthalten. Bei Bedarf
können im Telefonbuch per [Kontextmenü > Neu > Neuer Ordner > Notizen]
weitere lokale Notizordner angelegt werden.
In Bezug auf den Speicherort gelten die selben Vorgaben wie für
Kontakt-Notizen.
Häufig verwendete Notizen aus einem "Notiz-Ordner" können beim
Programmstart automatisch geladen werden. Das "automatische Laden" kann auf dem
jeweiligen Notiz-Tab per Kontextmenü aktiviert oder deaktiviert werden. Wird
ein solcher Tab manuell geschlossen, so wird das "automatische Laden" für
diesen Tab deaktiviert.
Allgemeine Notizen:
Im Tab "Allgemein" können persönliche Notizen, die keinen Bezug zu einem Kontakt,
einem Thema oder einer Rufnummer haben, eingetragen werden. Wenn dieser Tab
nicht benötigt wird, kann er in der Konfiguration abgewählt werden.
Die allgemeinen Notizen werden immer im eigenen
Arbeitsverzeichnis in der Datei "\notes\CallNotes_global.txt"
gespeichert und können somit nicht für Gruppenarbeit genutzt werden.
Voraussetzungen zum Speicherort
Wenn Sie auf mehreren Arbeitsplätzen gemeinsame Notizen bearbeiten
wollen, dann sind diese an einer "zentralen" Stelle abzulegen.
Rufnummer-Notizen können besonders einfach für Gruppenarbeit
genutzt werden. Hierfür genügt es, in der Konfiguration unter [Optionen >
Notizen] den Pfad zu einem zentralen Netzwerkverzeichnis einzutragen.
Sollten bereits lokale Notizdateien existieren, so müssen diese ggf. manuell
in das Netzwerkverzeichnis kopiert werden.
Für die gemeinsame Nutzung von Kontakt-Notizen ist es erforderlich, dass
die Notizen in einem Memo-Feld innerhalb der verknüpften Datenbank
gespeichert werden.
Siehe oben: Kontakt-Notizen -> Notizen in
Datenbank speichern
Sollte die Speicherung in der verknüpften Datenbank nicht möglich sein,
können Sie die Notizen in einem gemeinsamen Netzwerkverzeichnis ablegen.
Siehe auch: Kontakt-Notizen -> Notizen
in Textdatei speichern
und Hinweise zur Netzwerkinstallation.
Was ist bei der Bearbeitung von gemeinsamen Notizen zu
beachten
Bei gemeinsam genutzten Notizen kann es vorkommen, dass zwei oder auch
mehrere Nutzer gleichzeitig dieselben Notizdaten bearbeiten und sich somit
gegenseitig die jeweils letzten Änderungen überschreiben.
Dabei gilt, je kürzer der Zeitraum zwischen einer Änderung und dem
anschließenden Speichern, umso geringer ist das Risiko einer Kollision.
Daher sollten Änderungen möglichst zeitnah gespeichert werden. In der
Konfiguration kann hierfür die Option "Änderungen automatisch nach 15
Sekunden speichern" aktiviert werden. Mit "Ctrl+S" kann auch jederzeit
manuell gespeichert werden. Diese Methode eignet sich besonders für kurze
Notizen oder wenn Sie einen vorhandenen Text per Drag&Drop oder Copy&Paste
einfügen.
Notizen "In neuem Tab bearbeiten": Für das Schreiben längerer
Notizen kann die Funktion "In neuem Tab bearbeiten" genutzt werden. Dabei wird
per Kontextmenü oder per "Ctrl+N" parallel ein zweiter Tab rechts neben dem
aktuellen Notiz-Tab geöffnet. In diesem Tab lassen sich die neuen Notizen
ungestört bearbeiten und anschließend per "Ctrl-S" oder per Kontextmenü
übernehmen. Dabei wird der "Bearbeiten-Tab" automatisch geschlossen. Wird der
Tab manuell über die Funktion "Tab schließen" im Kontextmenü geschlossen,
werden die Änderungen verworfen.
Weitere Hinweise zum "Bearbeiten-Tab":
- Solange der "Bearbeiten-Tab" offen ist, sind beide Tabs im Zustand
"angeheftet". Das heißt, beide Tabs bleiben auch dann geöffnet, wenn in der
Zwischenzeit andere Notizen angezeigt werden.
- Die Option "Änderungen automatisch nach 15 Sekunden speichern" hat auf
den "Bearbeiten-Tab" keinen Einfluss.
- Ob der aktuelle Notiz-Tab gemeinsame Notizen enthält, können Sie an diesem Symbol
in der
Infozeile erkennen.